İş süreci yönetimi yazılımları (BPM), günlük operasyonları basitleştirmeyi ve günümüz pazarında rekabetçi kalmayı amaçlayan sektör bağımsız etkili bir araçtır.İş süreci, bir şirketin operasyonunun veya sürecinin başlatıldığı ve tamamlandığı adımları, kuralları ve koşulları ifade eder. Bu nedenle BPM, şirketlerin iş süreçlerini verimlilik ve etkinlik göz önünde bulundurularak tanımlamasına, tanımlamasına, analiz etmesine ve iyileştirmesine olanak tanıyan bir uygulamadır.
Küreselleşme ve teknolojik gelişmeler sayısız şirketin yeni pazarlara girmesine ve daha önce hiç yapamayacakları şekillerde faaliyet göstermesine olanak tanıdığından, iş dünyası her zamankinden daha acımasız ve rekabetçi.
BPM'nin sunduğu süreç hızı, doğruluk ve verimlilikteki artış, geride kalmaktan kaçınmak isteyen işletmeler için çok önemli olmasa da arzu edilir bir durumdur.
Doğal olarak iş süreçleri her organizasyonun temelini oluşturur ve süreçleri manuel olarak yürütmek verimsiz, hataya açık ve zaman alıcıdır.
İşletmeler genellikle verimliliği artıran, iş akışlarını kolaylaştıran, israfı ortadan kaldıran, maliyetleri azaltan, çevikliği artıran ve operasyonları anlamak ve basitleştirmek için müşteri deneyimini geliştiren süreç yönetimi stratejilerini uygular. Bir süreç çok sayıda sistemi, rolü ve görevi kapsayabilir ve bunların tümü o süreci farklı şekillerde yürütebilir.
Engellerin üstesinden gelebilmek için işletme yöneticileri, teknoloji yöneticileri ve liderler, kuruluşlarının büyük resmini görmeli ve süreçlerin neden ve nasıl başarısız olduğunu belirlemelidir. Genelde hızlı çözümler aransa da bu tür seçimler yatırım getirisini (#ROI) ve uzun vadeli fırsatları sınırlayabilir. #İşSüreciYönetimi nin (#BPM) uygulanması , derinlemesine analizden geniş kapsamlı yetenek ve araç setlerinin konuşlandırılmasına kadar çeşitli şekillerde olabilir.
BPM farklı insanlara farklı şeyler ifade eder ancak ortak bir hedefi vardır: herkesi aynı fikirde tutarak günlük operasyonları kolaylaştırmak. BPM'nin avantajlarını en üst düzeye çıkarmak için, değişen yönetim stilleri, pazar ve teknoloji eğilimleri, test yetenekleri ve çeşitli iş süreci yönetimi zorluklarının üstesinden gelinmesi gerekir.
Üst Düzey Yöneticilerin Desteğinin Eksikliği: BPM en tepeden başlar ve bunu düzeltmek için şirket yöneticilerinin niceliksel ve niteliksel faydalarını tüm paydaşlara açıkça aktarması gerekir. Bir kuruluştaki herkesin bunu benimsemesini sağlamak, başlamak için kolay bir iş olmayabilir, ancak faydalar açıkça tanımlandığında ve kurumsal merdivenin en üstündeki kişiler tarafından desteklendiğinde, şirketin geri kalanının da aynı yolu izlemesi daha kolay olur.
Belirsiz Hedefler: Kuruluşlar genellikle BPM sorunlarına çelişkili ve kafa karıştırıcı hedeflerle yaklaşır. BPM'in başarı ile uygulaması için kapsamlı bir strateji açık amaç ve hedeflere sahip olmak gereklidir. Kapsamlı bir BPM stratejisinin uygulamaya konması ve hem BT hem de iş ekiplerinin sürece dahil edilmesi ve doğru yazılımın bulunup uygulamaya alınması gerekir.
Uygun Olmayan Test Protokolleri ve Yanlış Belirlenen / Uygulanan Stratejiler:İş süreçleri, güvenlik, finans ve BT dahil olmak üzere birden fazla departmanı ve ekibi kapsar. Genellikle kurumsal düzeydeki kullanıcılar, süreçleri otomatikleştirmek için BPM yazılımını kullanır ancak önce bunu test edemezler. Yetersiz test, sürecin bozulmasına, beklenmeyen hatalara, iş kesintilerine ve ek güvenlik risklerinin oluşmasına neden olabilir. Bunu düzeltmek için BT ve güvenlik ekipleri stratejiler uygulamalı ve bu iş süreci sorunlarını çözmeyi hedeflemelidir; uygun düzeyde test yapılması her zaman çok önemli kabul edilmelidir.
Eldeki İş İçin Yanlış Araç & Uygulamaları Seçmek :İster belirli sorunları çözmek için ister genel bir teknoloji stratejisinin parçası olarak uygulansın, farklı BPM araçları çeşitli süreçleri izleyebilir, analiz edebilir, otomatikleştirebilir ve uygulayabilir. Birçok BT lideri, BPM araçları, süreç otomasyonu, az kodlu yazılım ve süreç uyarlaması arasında ayrım yapmayı başaramıyor ve bu da kötü karar alınmasına yol açabiliyor. Bir konunun ne olduğunun farkında olmak ile onun amacını ve doğru ortamda nasıl etkili bir şekilde kullanılacağını anlamak arasında büyük bir fark vardır. BPM sorununun üstesinden gelmek için bu konuda uygun eğitim ve öğretim zorunludur.
Gizli süreçler ve Öngörülemeyen Arıza Riski: Çoğu iş süreci, zaman içerisinde sorunları çözmenin daha yeni ve daha iyi yollarının bulunmasıyla inşa edilir. Açık iletişim ve etkili hedef belirleme sayesinde ekipler, bu zorluğa çözüm olarak doğru BPM çözümüyle süreçleri yukarıdan aşağıya doğru otomatikleştirebilirler. Tüm seviyelerde şeffaflık, şirketlerin ortaya çıkan sorunlarla mücadele etmesini kolaylaştırırken, aynı zamanda zaman içinde personelde ortaya çıkabilecek herhangi bir değişiklik için geleceğe hazırlıklı olmasını sağlar. Her şeyin açıkça ortaya konması ve iletilmesi sayesinde şirketler daha sorunsuz bir operasyon yürütebilir ve yukarıdan aşağıya tam destek alabilirler
Süreç İzleme Sorunları: Bir işletmenin süreçleri çok sayıda ekip ve sistemi kapsadığında izleme ve görünürlük sorunları ortaya çıkabilir. Bu sorunlar, süreçlerin, özellikle acenteler, tedarikçiler ve yüklenicilerle olan karşılıklı alışverişlere ilişkin detay ve süreçleri bilmeyi zorlaştırabilir. Şirketler, entegre olan taraflara, görevlere, onay mekanizmalarına ve kademelendirmelere sahip BPM yazılımını seçerek bu temel süreçleri izlemeyi ve bu zorluğa çözüm bulabilirler.
Yeni Çalışanın İşe Alımı: Kuruluşların karşılaştığı tüm iş süreci yönetimi sorunları arasında işe alım en önemlilerinden biridir. Yeni üyeleri ekiplere dahil etmek, beraberinde bazı zorluklar getirebilir. Bu zorluğun üstesinden gelmek için bir planın olması önemlidir. Doğru BPM yazılımıyla, eğitim materyalleri, kontrol listeleri, otomatik eğitim sistemleri daha kolay ulaşılabilir hale gelir ve çalışanların işlerini hızlandırmalarına yardımcı olurken bireysel eğitim görevleriyle şirketlere zaman tasarrufu sağlar.
Sözleşme Esnekliği: İşletmeler, mevcut teşvik yapılarının ve sözleşmelerin iş süreci yönetimi stratejilerini nasıl etkileyebileceğini anlamalıdır .Mevcut sözleşme düzenlemelerinin ve yapılarının uzun vadeli BPM girişimlerine engel olabileceğini anlamak, atılacak iyi bir ilk adımdır. BPM, organizasyonları kaynaklar ve görevler yerine bireysel süreçler açısından düşünmeye yönlendirdiğinde en etkili yöntemdir.
Değişime Uyum Sağlayabilmek: Değişim kolay değildir ve bu durum özellikle bu değişiklikler bireylerin günlük görevlerini yönetme şeklini etkilediğinde geçerlidir. Ancak en iyi iş süreci yönetimi araçları, fazlalıkları en aza indirir, kaynakları korur ve ekip üyelerinin çalışma hayatlarını kolaylaştırır. Bu noktalar güçlendirildiğinde yöneticiler, kullanıcıları BPM'nin yararları konusunda bilgilendirmeyi daha kolay bulabilir. Bir işletme sahibi süreçlerini kontrol ettiğinde tüm organizasyonu kontrol eder. En popüler iş süreci yönetimi çözümleriyle ekip liderleri mevcut ve gelecekteki hedeflere ulaşmak için gereken kontrolü elde edecek.
BPM ürünümüz BerBPM hakkında detaylı bilgi almak ve ücretsiz denemek isterseniz bizlere ulaşabilirsiniz.
#berteknoloji #berbpm #bererp #yerliyazılım #erp
