Bir ERP sistemini benimsemeyi düşünmeye yeni başlıyorsanız, ilk sorularınızdan biri muhtemelen bu yazılımın işinize nasıl yardımcı olabileceğidir. Bir ERP sistemi, tüm şirketiniz için merkezi bir veritabanı görevi görür, değerli raporlama potansiyeli sunar ve kuruluşunuz genelinde üretkenliği artırmanın ve maliyetleri düşürmenin çeşitli yollarını sunar.
Bunlar ERP'ye yatırım yapmanın temel nedenlerinden birkaçıdır, ancak biz bu teknolojinin sizinki gibi bir işletme için neler yapabileceğini anlamanıza yardımcı olmak için buradayız. Bu sistem işletmenize şu anda sahip olmadığı hangi yetenekleri kazandıracak? Teknoloji maliyetleri nasıl düşürecek ve büyümeyi nasıl kolaylaştıracak? ERP'nin işletmenize sağlayabileceği 15 avantajı ayrıntılı olarak ele alarak size yardımcı olmak için buradayız.
Bir ERP Sisteminin arkasındaki konsept basit olsa da (tüm departmanları ve onlara ait bilgileri tek bir sistemde birleştirmek), faydaları çok büyüktür. İşte bir ERP sisteminin sunduğu en önemli 15 avantaj:
Veri güvenliği
Veriler işletmeler için değerli bir varlık haline geldi çünkü mümkün olan en iyi kararların alınmasında çok önemlidir ve ERP yazılımı bu varlığın korunmasına yardımcı olabilir. Tüm bu verilerin, farklı güvenlik düzeylerine sahip birden fazla sisteme dağılmak yerine tek bir yerde olması, koruma düzeyini artırır. Çalışanların masaüstlerinde bulunan ve e-posta yoluyla dağıtılan elektronik tabloların ve diğer belgelerin yerini alır. Bir bulut ERP sistemiyle bilgileriniz genellikle birden fazla uzak sunucuya dağıtılarak yedekler oluşturulur ve tek bir arıza noktasına karşı koruma sağlanır, böylece başka bir güvenlik katmanı eklenir. Şirketiniz çok sayıda hassas müşteri verisi kullanıyorsa bu özellikle önemlidir.
Başka bir anlamda bir ERP sistemi, verileri kimlerin görüntüleyebileceğini ve düzenleyebileceğini sınırlayarak veri güvenliğini artırabilir. Çoğu sistemde, çalışanların yalnızca ihtiyaç duydukları bilgileri görmesini sağlayan ve dolandırıcılık veya diğer kötü niyetli faaliyetlere yönelik fırsatları azaltan, kontrol edilmesi kolay izinler bulunur.
Standartlaştırılmış/Merkezileştirilmiş Veriler
ERP'nin değerinin büyük bir kısmı, farklı departmanlardan gelen tüm bilgilerin tek bir yerde saklandığı gerçeğine dayanmaktadır. Böyle bir sistem olmadan, veriler genellikle çeşitli uygulamalar ve elektronik tablolar aracılığıyla bir kuruluş genelinde çok geniş bir alana yayılır ve personelin ihtiyaç duyduğu her şeyi bulmasını zorlaştırır. Ek olarak, bu yaklaşım genellikle verilerin tutarsız formatlarda kopyalanmasına neden olur ve bu da daha fazla zorluk yaratır.
Bir ERP sistemi, tüm kritik verilerinizi standartlaştırarak bu konuda da yardımcı olabilir. Hepsi tek bir sistemde olduğundan her şey aynı formatta olacaktır, böylece raporları veya analizleri çalıştırırken sorunlarla karşılaşmazsınız. Standartlaştırılmış bilgiler, işletmenin mümkün olduğunca fazla zaman ve para tasarrufu yapmasına yardımcı olacak daha bilinçli kararlar vermeniz için ihtiyaç duyduğunuz tüm bilgileri elde etmenize olanak tanır.
UYUM
Bulması kolay ve aranabilir doğru, güncel kayıtlara sahip olmak, şirketinizin uyması gereken düzenlemelere uymak için gereken işi gerçekten azaltabilir. Yazılımın içindeki özelleştirilebilir raporlama araçları, uyumluluğu izlemeyi ve gerektiğinde ayarlama yapmayı da çok daha kolay hale getirir. Bu sizi çok daha denetlenebilir kılar çünkü bir denetçinin incelemesi gerekebilecek tüm bilgilere kolayca erişilebilir.
Bazı ERP sistemleri, GAAP gibi belirli finansal standartları veya Sarbanes-Oxley Yasası (SOX) gibi düzenlemeleri bile destekleyebilir. En iyi çözümler de bu düzenlemelerde yapılan değişiklikleri yansıtacak şekilde güncellenecektir, böylece uyumlu kalabilirsiniz. Özellikle sıkı düzenlemelere tabi bir sektördeyseniz uyumluluğu korumak hızla zorlaşabilir, ancak ERP bunu çok daha uygulanabilir hale getirir.
Artan Verimlilik
Bir ERP sisteminin verimliliği büyük ölçüde artırmasının sayısız yolu vardır. Bunun bir yolu, birçok temel, tekrarlanan görevi otomatik hale getirerek çalışanların kuruluşa daha fazla değer katan diğer projeler üzerinde çalışmalarına olanak sağlamasıdır. Ayrıca süreçleri daha basit hale getirerek ve ihtiyaç duydukları bilgiyi aramak için harcanan zamanı azaltarak çeşitli görevleri daha hızlı tamamlamalarına da olanak sağlayabilir. Çalışanlar şirketin tamamını görebilir olduğundan, belirli süreçlerin nasıl çalıştığına dair belirli bir dizi veri veya ayrıntı istemek zorunda kalmazlar.
Görünürlük
Daha fazla üretkenlik aynı zamanda bir ERP platformu olmadan personel sayınızı gerektiği kadar artırmak zorunda kalmayacağınız anlamına da gelir. Çalışanların plakalarından önemli miktarda iş çıkarılarak yeni görevler üstlenebilir ve gerçek becerilerini ve uzmanlıklarını kullanan projelere odaklanabilirler.
Görünürlük, ERP'nin geniş ve temel faydalarından bir diğeridir; işin çeşitli yönlerine ilişkin görünürlüğe sahip olan herkes güçlü bir şeydir. Yöneticilerin kendilerine yardımcı olabilecek tüm ilgili bağlamlara sahip olması nedeniyle daha hızlı ve daha iyi karar alınmasını sağlar. Örneğin, satın alma ekibi henüz depoya ulaşmamış, transit halindeki satın alma siparişlerinin durumunu görebiliyorsa, fazla veya yetersiz stoktan kaçınmak için bunu göndermek üzere oldukları siparişlere dahil edebilirler.
Diğer ekipler tarafından yönetilen süreçlerin ve verilerin durumuna ilişkin görünürlük, sonuçta tüm ekiplerin ve bireysel katılımcıların işlerini daha iyi yapmalarına yardımcı olur. Ayrıca bu bilgiyi bulmak için harcanan zamanı ve çabayı da ortadan kaldırır.
Ölçeklenebilirlik
Önde gelen ERP sistemlerinin güzelliği, ileride daha fazla özellik eklemek için kapıyı açık bırakırken şimdi ihtiyacınız olan işlevselliği kullanabilmenizdir. Bu anlamda sistem, işiniz büyüdükçe ve geliştikçe ölçeklenebilir. Ekipleriniz büyüdükçe yeni kullanıcılar da ekleyebilirsiniz. Mevcut sistemi uygulamaya koyduğunuzdan bu yana işiniz büyük ölçüde değişti diye yeni bir ERP çözümü almanıza gerek yok.
İşletmenizin hızlı büyüme planları varsa bulut ERP sistemi en fazla ölçeklenebilirliği sağlayacaktır. Bulut sistemleri uzak sunucularda çalıştığından, çözümün sorunsuz çalışmasını sağlamak için gereken ekstra kaynakları eklemek çocuk oyuncağıdır; bunu kendi başınıza halletmekten çok daha kolaydır. Bu, BT'ye verilen işi azaltır ve teknik uzmanlardan oluşan bir ekibin işe alınması ihtiyacını ortadan kaldırabilir.
Mobilite
Çalışanlar birçok görevi yerine getirmek için bilgisayar yerine akıllı telefon ve tablet kullanmayı çok rahat hale getirdiler ve bu trendin ışığında günümüzün ERP sistemleri mobil uyumludur. Kullanıcılar bulut sistemlerine web üzerinden eriştikleri için, görmeleri gereken tüm kontrol panellerini, raporları ve diğer bilgileri bir mobil tarayıcıda görüntüleyebilirler. Artık pek çok satıcının daha küçük ekranlarda daha iyi bir kullanıcı deneyimi sağlayabilecek mobil uygulamaları da var.
Bazı şirketler için mobilite sadece sahip olunması güzel bir şey değil aynı zamanda sahip olunması gereken bir şeydir. Sahada çalışanları veya sık sık seyahat eden çalışanları olabilir ve bilgisayar dışındaki cihazlardan da işlerinin güncel görünümünü görebilmeleri gerekir. Bu çalışanlar, mobil uyumlu bir ERP çözümüne sahip olduklarında onaylar ve nakit akışının (AR ve AP) izlenmesi gibi kritik görevleri de yerine getirebilirler.
Tasarruf
İşletme sahipleri ve liderler için bir ERP sistemi satın almanın en ikna edici nedeni, genel maliyetleri çoğunlukla büyük ölçüde düşürmesidir. Daha önce tartıştığımız otomasyon birçok idari ve operasyonel maliyeti azaltabilir, hatta ortadan kaldırabilir. Örneğin, manuel veri girişi veya uzun kağıt izleri gerektiren işlemler bu yazılımla genellikle ortadan kaldırılır.
Bu yazılımın sağlayabileceği tüm bilgiler, diğer maliyet tasarrufları için geniş bir fırsat anlamına gelir. Kuruluşunuzun nabzını tek bir yerden takip edebilmeniz, daha yüksek giderlerin kaynağını hızlı bir şekilde tespit edebilmeniz anlamına gelir ve bu da maliyetleri azaltmanızı çok daha kolay hale getirir. Ek olarak, bir ERP sisteminin planlamada sağladığı iyileştirmeler, maliyetleri artırabilecek acele siparişleri, aşırı üretim veya aşırı siparişleri önlemelidir. Bir ERP sisteminin maliyetlerinizi azaltmasının sayısız yolu vardır; bu nedenle bu çözümler genellikle hızlı bir yatırım getirisine sahiptir.
Organize İş Akışları
Bir ERP uygulamasından geçerken , süreçleri değerlendirmek ve yeni sistemde bu görevi tamamlamanın daha iyi bir yolu olup olmadığına karar vermek için sisteminizde bir uzmanla çalışmak iyi bir fikirdir. Çoğunlukla iş, yıllardır bu şekilde yapıldığı için belirli bir şekilde yapılır, en iyi seçenek olduğu için değil. Yani bir ERP, adımları kısaltarak ve işlerin daha hızlı ve daha kolay yapılmasını sağlayacak başka iyileştirmeler yaparak bu şekilde yardımcı olabilir.
Bir ERP'nin verileri standartlaştırması gibi, iş akışlarını da standartlaştırır. Bir departmanın belirli bir süreci ele alma şekli diğer departmanınkinden farklı olabilir. Örneğin, AP departmanındaki iki çalışan bile ödeme yapmak için aynı adımları izlemeyebilir. Bir ERP sistemi bu farklılıkları ortadan kaldırmalı ve herkesin aynı en iyi uygulamaları takip etmesini sağlamalıdır.
Gerçek Zamanlı Raporlama
Raporlama, şüphesiz bir ERP sistemi kullanmanın en büyük ve en acil faydalarından biridir. Raporlamayı tüm işlevler (finans, envanter, siparişler, satın alma, satış ve pazarlama, İK ve hayal edebileceğiniz diğer her şey) genelinde özelleştirme yeteneği sayesinde olanaklar sonsuzdur. Ölçmek istediğiniz veya şirketiniz için en önemli KPI'lar ne olursa olsun, bir ERP çözümü bunu hesaplayabilir. Yalnızca işin farklı bileşenlerinin performansını izlemekle kalmaz, aynı zamanda işletmeyi ileriye götüren ve geri tutan şeyin ne olduğunu anlamak için departmanları da karşılaştırabilirsiniz.
Raporunuzun en son verileri yansıtması çok önemlidir ve bu nedenle gerçek zaman çok önemlidir. Son çeyreğe ait gelir rakamlarının alınması iki hafta sürüyorsa bu pek kullanışlı değildir çünkü bilgiler zaten güncel değildir ve konuyla alakalı olmayabilir. Ancak gelir toplamları, her satış gerçekleştiğinde gerçek zamanlı olarak güncellenirse, bunu karar verme sürecini bilgilendirmek için hemen kullanabilirsiniz. Bu, günümüzün hızlı tempolu, aşırı rekabetçi ortamında kritik hale geldi.
Operasyonel Verimlilik
Bir ERP çözümü, işin her parçasına dokunduğu için kuruluşunuz genelinde verimliliği artırır. İşe alım uzmanlarından depo yöneticilerine ve C düzeyindeki yöneticilere kadar herkes, daha fazla otomasyon ve bilgi kullanılabilirliği sayesinde kendilerine yardımcı olan iyileştirmeleri görmelidir. Süreçler daha az zaman harcar hale gelir ve bu genellikle yalnızca şirkete değil aynı zamanda müşterilere de yarar sağlar. Bu, işletme maliyetlerini büyük ölçüde azaltabilir ve daha yüksek kar sağlayabilir.
10 ürün üreten ve ortalama %20 kar marjına sahip bir üreticiyi düşünün. Bir ERP sistemiyle, en az kârlı ürünlerini kolayca tespit edebilir, ardından veriler üzerinde çalışarak en düşük marjlı iki ürün için işçilik maliyetlerinin çok daha yüksek olduğunu bulabilir. Personelle konuştuktan sonra şirket, bu ürünlerin yapımında yapılan işlerin çoğunun manuel ve zaman alıcı olduğunu keşfeder. Böylece üretici, bu malların üretimini otomatikleştirebilecek bir makine satın almaya karar verir ve ortalama kar marjının %25'e yükseldiğini görür. Aynen böyle, ERP yazılımı işletmeye yılda yüzbinlerce dolar tasarruf ettirdi.
Daha İyi Müşteri Hizmetleri
Hemen hemen her işletme aynı müşteriler için diğer işletmelerle rekabet halindedir. Müşteri deneyiminin bu kadar önemli olmasının nedeni budur ve bunun büyük bir kısmı, bir şirketin sağlayabileceği müşteri hizmetleri düzeyine göre şekillenir. ERP, iletişim ayrıntılarından sipariş geçmişine ve destek vakalarına kadar tüm müşteri bilgilerini tek bir yerde topladığı için şirketlerin hizmetlerini geliştirmelerine yardımcı olur. Bu, müşterilerin yardıma ihtiyaç duyduğu durumlarda daha hızlı çözümlere ve daha kişiselleştirilmiş bir deneyime olanak tanır.
Ve bir ERP sistemi hizmet düzeyinizi başka bir şekilde de geliştirebilir: Daha doğru envanter ve sipariş bilgileri, müşterilerin neredeyse her zaman doğru ürünleri alacağı ve siparişlerin zamanında ulaşacağı anlamına gelir. Bu sorunları sınırlamak müşterilerinizi mutlu edecek ve sürekli alıcılara dönüşme şanslarını artıracaktır.
İş Birliği
Burada daha önce ele aldığımız avantajların çoğu işbirliğini kolaylaştırıyor. Diğer ekiplerin çalışma şeklinin ve hangi bilgilere baktıklarının görünür olması, el ele çalışmayı ve personelin meslektaşlarına yardım etme fırsatı gördüklerinde proaktif bir şekilde iletişime geçmelerini çok daha kolay hale getirir. Ekipler artık bir adada faaliyet göstermiyor ve yalnızca kendilerinin erişebildiği ve diğer arka uç sistemlerle entegre olmayan uygulamaları kullanmıyor.
Çalışanlar daha sık iletişim kurduğunda ve birlikte çalıştıklarında tüm işletme bundan faydalanır. Birlikte, ortadan kaldırılabilecek mükerrer işleri ortaya çıkarabilir veya günlük süreçleri halletmenin daha iyi yolları üzerine beyin fırtınası yapabilirler. İletişimdeki eksiklikler veya başkalarının ne üzerinde çalıştığından habersiz olmak yalnızca sorunlara yol açar, ancak bir ERP çözümü bunların önlenmesine yardımcı olur.
Esneklik
ERP platformları her şekil ve büyüklükteki şirket için çalışacak şekilde tasarlanmıştır; bu nedenle en iyi sağlayıcılar sistemlerinde derin bir esneklik oluşturmuştur. Bu esneklik, kullanıcıların sistemi benzersiz süreçler veya alışılmadık ölçümler gibi özel gereksinimleri karşılayacak şekilde uyarlamasına olanak tanır. İhtiyaçlarınızı tam olarak karşılayabilme yeteneği, ERP sistemlerinin karmaşık olmasının nedeni ile aynıdır, ancak biri olmadan diğeri gerçekten mümkün değildir.
Bu esneklik, işletmenizin zaman içinde gelişmesi nedeniyle özellikle önemlidir. En verimli iş akışları ve KPI'ler zamanla değişebilir ve bu esneklik, sistemin işletmeniz için hala çalışabileceği anlamına gelir; sistemi değiştirmenize gerek yoktur.
Doğru Tahmin
İşletmeniz ancak ne bekleyeceğini bilirse gelecek olana hazırlıklı olabilir. Tahminlemenin devreye girdiği yer burasıdır: Gelecekteki talebi, geliri, giderleri ve diğer rakamları tahmin etmek için çok çeşitli geçmiş verileri ve bazen başka girdileri kullanır. Bir ERP sistemi çalıştırdığınızda tahminler çok daha doğrudur çünkü tüm veriler artık tek bir yerde olduğundan, tahminler daha doğru ve kapsamlı bilgilere dayanmaktadır.
Daha doğru tahminler, olması muhtemel olaylara karşı uygun hazırlıkları yapabileceğiniz anlamına gelir. Satışların %30 artması bekleniyorsa, stratejik olarak daha fazla envanter satın alabilir veya hizmet işletmesiyseniz, talebin artmasını beklediğiniz becerilere sahip daha fazla çalışanı işe alabilirsiniz. Maliyetlerin satışlardan daha yüksek oranda artması bekleniyorsa giderleri kısmanın yollarını aramaya başlayabilirsiniz. Sonuç olarak, daha iyi tahminler kuruluşların hem daha fazla para kazanmasına (gerekli tüm kaynakların mevcut olmasını sağlayarak) hem de maliyetleri düşürmesine (yanlış yerlere aşırı harcama yapmayarak) yardımcı olabilir.
